संचार या कम्यूनिकेशन के बढ़ते साधनों जैसे मोबाइल, इंटरनेट आदि ने आज संचार से जुड़े हमारे कई कार्यों को आसान बना दिया है। आज हम अपने ऑफिस के ईमेल अपने मोबाइल पर घर बैठे चेक कर सकते हैं और कोई महत्वपूर्ण दस्तावेज किसी भी समय तुरंत किसी को भी भेज सकते हैं।
हालांकि कम्यूनिकेशन के इन डिजिटल माध्यमों से हमारा काम आसान हुआ है लेकिन इन माध्यमों से किसी कार्यालयीन ईमेल को भेजने के दौरान अक्सर लोग औपचारिकताओं का पालन करना भूल जाते हैं। अमूमन हम यह मेल अपने किसी स्टाफमैट, सीनियर्स या क्लाइंट को भेजते हैं जिनके साथ कम्यूनिकेशन के दौरान हमें औपचारिकताओं का पालन करना चाहिए।
कुछ खास चीजें जिनका ध्यान हमें ईमेल करने के दौरान रखना चाहिए :
* ईमेल का सबजेक्ट स्पष्ट हो। यानि इसे देखकर ईमेल रिसीव करने वाले को ईमेल का कंटेक्स्ट सा सार आसानी से समझ आ जाना चाहिए।
*कभी भी स्पेलिंग चेक रन करना न भूलें।
*सीसी और बीसीसी फील्ड्स को जरूर फिल करें।
*एब्रेविएशन या शॉर्ट फॉर्म का उपयोग कम करें।
*अपने ईमेल में कही गई बात के दौरान अपने लहजे का सुनिश्चित कर लें। खासतौर से क्लाइंट या सीनियर को ईमेल करने के दौरान औपचारिकताओं का खास खयाल रखें।
*अंत में थैंक्स और रिगार्ड्स लिखना न भूलें।
*ईमेल भेजने पहले यह सुनिश्चित कर लें कि यह सही व्यक्ति को ही भेजा जा रहा है या नहीं।
